今回は職場でよく耳にする「改善（カイゼン）」について考えてみたいと思います。
皆さんは普段「改善」という事を意識していますか？
仕事などでは会社から「改善をしよう」という事を良く言われたりしますが、家庭や趣味などではより効率よくしたりとか、時短効果を狙ったりといった「改善」をしている事も多いのではないでしょうか。
今回は改善に効果的な考え方である「やめる」「減らす」「変える」について考えてみたいと思います。
目次
「改善（カイゼン）」するポイントの探し方
「改善」をする箇所を探す方法としては、
やっていて面倒くさい事
を探すことから始めましょう。
まずは自分が「面倒くさい」と思っている事を探してみて、その内容の改善方法がネットなどに紹介されていないか探してみます。
自分が困っている事は、他の誰かも困っている事が多いです。
もしネットに情報が無かったり、すでにネットにある改善策をやっているようでしたら、「効率的な方法でやっている」という事が証明された事になります。
それでもまだ面倒くさいと思うのであれば、別の人に仕事をお願いしたり、外注にだしたりという方法が次に考えられます。
そうした方法で、まずは自分の中の「面倒くさい」を探してみましょう。
「改善」はやり方を変える事だけではない
「改善」と聞くと、多くの方は今までのやり方を見直して、ガラッと手法を変える行為をイメージされる方も多いのではないでしょうか。
確かにIT技術や、最近ではAIなどを活用して今までの作業を劇的に変えてしまうという事も身近にある事かもしれません。
ただ、改善においては「変える」という事は中々ハードルが高く、計画倒れしてしまう事も多いのが現状です。
実は「改善」は変える事だけではなく、「やめる」「減らす」という方法も効果的です。
一つの物事にとらわれず色々な観点から、どういった手法が効果的であるか考えてみましょう。
シンプルで効果のある「やめる」という手段
改善において一番シンプルで効果があるのが「やめる」という方法です。
普段当たり前にやっていた作業も、よくよく考えてみるとそこまで重要でない行為である事が多かったりします。
特に会社においては社歴が増えるにつれて、時間に余裕のある時に丁寧さを求めて何気なく始めた作業がそのまま引き継がれていき、実際は誰も見ていなかったという事は良くあります。
これは悪い事という訳ではなく、「引き継いだからとりあえずやってる」という人間心理が原因です。
今一度その業務を全体から見て、「これが無いと誰か困るだろうか？」という事を考えてみて下さい。
そして、無くなっても誰も困らない（法的にも問題ない）ということであれば、思い切ってやめてしまいましょう
例えば「職場の社員へのお茶出しをやめる」という事をしたと考えてみましょう。
（今の時代はそんなに無さそうですが）
最初は抵抗があるかもしれませんが、無ければないで意外と何とかなるものです。
やめてしまえばその分時間が出来ますし、それを他の重要な作業に回すこともできます。
時々問いただしてみましょう
「本当にそれ必要ですか？」
ちょっとだけ「減らす」という方法
「やめる」という方法が難しい時は、「減らす」という方法も効果的です。
完全に無くしてしまうと支障が出てしまう場合でも、影響が出ない範囲で「減らす」という手段もあります。
その作業の「目的」が明確であれば、そこにたどり着くまでの工程や付随している事などが、意外とそこまで必要ない事なのかもしれません。
例えば、「月の売上高を報告する資料を作成する」という事があったとして、いつもその資料に「部門別売上」や「人別売上」を付けていたけど、誰も見ていなかったという事があったとします。
そうした場合には「減らす」という事をしても特に影響はないでしょう。
欲しい状況は「全体の売り上げ」だけだったので、他は減らしても問題無いというパターンです。
以外とこういう事例も身近にあったりしますので、意識して減らしていくという事は効果的です。
「ちょっと減らしてみて、問題あれば戻す」というやり方も出来るので、とりあえず試してみましょう。
「やめる」が難しかったら「減らす」を考えてみると、新たな解決策が出てきます。
周りの人にも影響が出る？「変える」という手段
「やめる」と「減らす」が難しい時に、最後に「変える」という方法にたどり着きます。
そこで重要なのが、
自分だけでなく周りの人にも影響が出る
という可能性が「変える」の場合には多くなる傾向があります。
自分だけで完結するのであればスムーズなのですが、他人にも影響が出る時に一気に改善が難しくなっていきます。
人は「今までのやり方を変えたくない」といった現状維持バイアスという心理状況が出やすくなります。
特に人から言われた時はなおさらです。
「変える」という方法は他人にも影響がある可能性が高いので、そうした相手の心理も理解しながらやっていきましょう。
「どうしてわかってくれないんだ」と他人に思っても、他人を変えるのはなかなか難しい事です。
そうして下手に時間がかかってしまうのであれば、別の事に切り替えた方が賢明な時があります。
効果的な改善のコツ まとめ
今回は改善について効果的な手法である
「やめる」
「減らす」
「変える」
という点から考えてみました。
これから労働人口が減っていく中で、改善によって生産性を向上させていく事はとても重要な課題となります。
周りの状況も見ながら無理のない方法を試していき、効果がありそうな範囲から少しずつ取り組んでみて下さい。
まずは自分から積極的に変えていきましょう。
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