【若手社員必見！】上司や先輩に上手く質問する４つのコミュニケーション方法

皆さんは上司や先輩に「質問」したりするのは得意ですか？

 

おそらく多くの人が

と感じたりした経験があるのではないでしょうか。

 

私も新入社員の頃は「質問」するのが苦手でした。

 

何か変な事を聞いて怒られるんじゃないかと心配になるんですよね…

 

そんな私も10年以上の月日が経ち、今では質問される機会も増えてきました。

 

今回は当時を振り返り、「先輩や上司に上手く質問する方法」という点で考えてみたいと思います。

 

質問やコミュニケーションで悩んでいる方のヒントになれば幸いです。

 

なぜ「質問」することが難しいのか

まずはじめになぜ質問するのが難しく感じるのかについて考えたいと思います。

 

皆さんは自分が質問力はあると感じていますか？

 

おそらくこれを見てくれている人は

と感じているかと思います。

 

私も社会人になったばかりの頃、先輩や上司に質問することが本当に苦手でした。

 

聞きに行った時に「まだそんな事もわからないの？」や「自分で考えろ」と言われるのではないかとビクビクしながら聞きに行っていました。

 

ではどうして不安になってしまうのかというと、その原因としては

 

そもそも何を聞けば良いのか分からない

 

という事が多いのではないでしょうか。

 

特に新人の頃は知識がないので、出口の見えない謎解きをしているような状態です。

 

ではそんな新人・若手の頃でもできる対処法について説明します。

 

対処法①　まずは自分で調べよう

まず多くの若者に共通してる失敗事例として、いきなり

 

 

と質問してしまうというパターンがよくあります。

 

このような感じで質問されると、質問をされた側も

 

「何に悩んでいるのかがわからない」

 

という状況から、お互いに何が分からないかが不明となり答えが見つからないということがあります。

 

それでも質問された上司や先輩は、最初の頃はそれに対して一生懸命考えて答えてあげたりする場合もあります。

 

しかし、それを何度も繰り返されていくうちに教える側が段々と答えるのが嫌になってくるということがあります。

 

こうなってしまうと、今度は

 

「教えてもらえない」

 

という厳しいパターンになってしまいます。

 

そうならないためのポイントとして

 

 

という事が重要になります。

 

具体的な例としましては

 

「まずは1回自分で調べてから質問する」

 

ということです。

 

ホリエモンさんが言った言葉ですごく私の中で響いた言葉がありまして、

 

「聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥、そして今の時代ググれば一瞬」

 

という言葉があります。

 

これだけインターネットが発達した時代ですのでわからないことを調べるということは非常に簡単にすることができます。

 

 

またこうした話をすると

 

「ネットの情報は誤っている」

 

ということをよく言われたりしますが、今は一正確な情報が検索した時に上位に来る事がほとんどです。

 

いくつかのサイトを確認することで正確性の高い情報かどうかを判断することは比較的容易になっているかと思います。

 

先ずは自分で調べることで、自分が何に対して悩んでいるのかも明確になってきます。

若手の頃は分からない事があると周りが見えなくなり、「検索する」という手段を忘れてしまう事があります。

 

いきなり「わからないのでどうすればいいですか？」と唐突に聞かれても、相手を困らせるだけでなく時間まで奪ってしまいます。

 

まずは落ち着いて自分で調べてみましょう。

 

調べるだけで以外と簡単に解決したりしますよ。

 

対処法②　相手が答えやすい質問の仕方をする

 

次に重要なのは、相手への聞き方です。

 

相手に分からない事を聞く前に自分で調べるということが大事なのですが、

 

「こうしたことで悩んでいてこのパターンとこのパターンとこのパターンどちらが良いでしょうか？」

 

といった聞き方をすると答える方は非常に答えやすくなります。

 

 

具体的なポイントは

という事です。

 

案が3つほどあると、質問された側がこれまでの経験をもとに最適な案もしくはそれを踏まえてのさらに良い案を提案しやすくなります。

 

なのでいくつか選択肢を持って質問するってことは非常に有効な手法となります。

 

相手の事を考えれば、あらかじめ案をいくつか用意しておいて相手の負担を減らすという事はとても良い「おもいやり」でもありますね。

 

対処法③　ホウ・レン・ソウは順番が大切

次にホウ・レン・ソウについて考えてみたいと思います。

 

新入社員研修等で耳にタコができるぐらい「ホウ・レン・ソウ」ということを学んだのではないでしょうか。

 

念のため説明すると

の３つの言葉の略になります。

 

しかし、「ホウ（報告）レン（連絡）ソウ（相談）をしっかりやりましょう」という内容だけでは、うまく活用できないパターンがほとんどです。

 

よく先輩社員が

 

という話をしている事を耳にしますが、私は原因が以下のような点にあるのではと思います。

 

ホウ・レン・ソウで大切なのは順番です

 

皆さんはホウ・レン・ソウの中でどれが一番最初にするべきかと思いますか？

 

社会人経験のある方であれば、相談が一番初めにすることだと思い浮かんだかと思います。

 

しかし、新人に関してはホウ・レン・ソウをいくら研修で学んだとしても大切な順番までは理解できずに、「報告」を最優先に考えてしまいます。

 

私がオススメするのは、

という事です。

 

そうする事でもし誤った方向で進んでしまっていたとしても軌道修正をしやすくなります。

 

そして、その後に途中経過を都度「連絡」しながら確認していく流れであると、大きなトラブルも回避しやすくなるはずです。

 

ホウ・レン・ソウという言葉だけで報告をメインに考えてしまい、エラーが発生していることに気づかず取り返しのつかない事にならないよう、順番を意識してみて下さい。

 

対処法④　クッション言葉を使おう

相手に質問する際には「クッション言葉」を意識してみて下さい。

 

クッション言葉とは、いきなり本題に入るのではなく、ちょっとした言葉をはさんでから会話をスタートする技法になります。

 

難しそうに感じるかもしれませんが、最初に言葉を加えるだけなのではとても簡単な事です。

 

具体的には

といった言葉になります。

 

ちょっとした言葉を入れてから会話を始めるだけで、相手の印象は大きく変わってきます

 

どれを使ったら良いか分からないという人は、上記3つが口癖になるように全部言って下さい。

 

クッション言葉は他にも

 

「お時間5分ほどよろしいですか？」

 

といった、相手からもらう時間をあらかじめ伝えておくのも良い気遣いであると思います。

 

なぜなら時間は相手の命を削っているのと同じだからです。

 

ちょっと大げさかもしれませんが、皆さんも友人に久しぶりに連絡する時など

「元気だった？」

 

とか

 

「最近忙しい？」

 

といった何気ない言葉をはさんでから本題に入っていませんか？

職場の上司や先輩に対しても同じように気遣いが必要です。

 

ちょっとした思いやりを入れることで、信頼というコミュニケーションが生まれてきます。

 

上手く質問するためのコミュニケーション方法まとめ

今回は、上司に質問がしにくいという悩みに対して、どのように行動すると良いのかを考えてみました。

 

今回紹介した４つの方法は

という方法になります。

 

これは特別なスキルが必要な事ではなく、多くの方がすぐにでも実践できる内容です。

 

色々な方法を紹介しましたが、実際私も上司に質問に行く時は今でも緊張します(笑)

 

ただ、仕事をする上でスムーズに進んでいくように心がけることが大切です。

 

質問をどのようにすれば答えやすいかまで考えてあげれば、お互いに良い関係性を築くことが出来ます。

 

是非質問力を身に付けて、円滑なコミュニケーションを作っていきましょう。

 

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